Datenschutzinformation für Eltern und Schüler*innen

 

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten stets vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Daher möchten wir Sie an dieser Stelle darüber informieren, warum wir bestimmte Daten von Ihnen erheben, nutzen und verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen. 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? 

Verantwortliche Stelle ist: 

Saaleschule für (H)alle e. V. 
c/o Saaleschule für (H)alle 
Hans-Dittmar-Straße 9 
06118 Halle (Saale) 
kontakt(at)saaleschule.de 

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter: 

Dr. Andreas Melzer 
kelobit IT-Experts GmbH 
Tel: 0345/13255380
E-Mail: dsb@kelobit.de 

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir? 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten haben, soweit diese für die Zwecke der Erfüllung des Schulvertrags und der Beendigung des Schulvertrags erforderlich sind. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eltern und Schülern, die im Rahmen des Schulalltags regelmäßig anfallen. 

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage? 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): 
 
3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO) 

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Schulvertrags im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Sofern Sie außerhalb des Schulvertrags Zusatzvereinbarungen erteilen (z.B. Mediengenehmigung, Vollmachten wie Erlaubnis zum Verlassen der Schule und des Schulgeländes ab 9. Klasse, Verlassen einer Schulveranstaltung außerhalb des Schulgeländes, Verlassen des Schulgeländes, Badeerlaubnis, Bewegen in Kleingruppen), werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Zusatzvereinbarungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist.  

• Personalien  
• Kontaktdaten 
• familiäre Daten 
• Schulabschluss und bisherigen Schullaufbahn 
• Noten und Zeugnisdaten 
• Information zur Krankenkasse 
• Daten zum SEPA Lastschriftmandat 
• Gesundheitsdaten 
• Sonderpädagogischem Förderbedarf 
• Schülerarbeiten 
• Anwesenheitsnachweise 
• Arbeitsstundenverwaltung und Arbeitsstundendokumentation

3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) 

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind: 

• Religionszugehörigkeit 
• Gründe zum Schulwechsel 
• Berufliche Tätigkeit der Eltern 
• Abfrage zur Migration 
• Berechtigungsdaten 
• Maßnahmen zum Schutz von Schülern, Eltern, Beschäftigten und Geschäftspartnern sowie zum Schutz des Eigentums des Unternehmens 
• Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und zur Aufdeckung von Straftaten 
• Auswertung von Arbeitsabläufen zu Arbeitssteuerung und Verbesserung von Prozessen (z.B. Auswertungen der Anwesenheit oder Bearbeitungsdauer von Schülerleistungen) 
• Aufzeichnungen zu Elternabenden und Entwicklungsgesprächen (z.B. Dokumentation der festgelegten Ziele und der Zielerreichung) 
• Terminfindung
   

3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO in Verbindung und § 26 Abs. 2 BDSG) 

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.  

Dies betrifft:  

• Nutzung und ggf. Veröffentlichung Fotos und Videos, z.B. auf der Webseite 
• Vollmachten wie Erlaubnis zum Verlassen der Schule und des Schulgeländes ab 9. Klasse, Verlassen einer Schulveranstaltung außerhalb des Schulgeländes, Verlassen des Schulgeländes, Badeerlaubnis, Bewegen in Kleingruppen 

3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO sowie und § 26 BDSG)  

•  Automatisierte zentrale Schülerdatei 
•  Schülerlaufbahnstatistiken 
• Gesundheitsvorsorge (z.B. zahnärztliche Untersuchung, §38 Schulgesetz und §21 SGB5)

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Schulvertrags der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Schulgesetz, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b DSGVO. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung der Schulfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 c erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a DSGVO neu beruhen. 

4. Wer bekommt meine Daten? 

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen, z.B. Verwaltung, Kaufmännische Leitung, Pädagogische Schulleitung, Schulclub, Mitarbeiter.  

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Dies sind z.B. Unternehmen in den Kategorien Schulungsanbieter und IT-Dienstleistungen. Sämtliche Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln. 

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir als Schule nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Schüler*innen dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind.  

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:  

• Unfallkassen 
• Öffentliche Meldestellen 
• Jugendamt und Sozialleistungsträger 
• öffentliche Stellen und Institutionen (z.B.  Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung 
• verschiedene Fachbereiche der Stadt Halle (Saale), sofern erforderlich

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln. 

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? 

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet i.d.R. nicht statt. Dennoch kann eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Einzelfällen stattfinden, soweit: 

• es gesetzlich vorgeschrieben ist, 
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder 
• dies durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen dem Entgegenstehen. 

Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.  

Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen wir bzw. unsere Dienstleister personenbezogene Daten in ein Drittland nur dann übermitteln, wenn geeignete Garantien bestehen (z.B. Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.  

Wir haben mit unseren Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung. 

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert? 

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschulungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist. 

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken: 

• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Sozialgesetzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.  
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. 
• Schülerstammblätter 10 Jahre nach Schulentlassung  
•  Kurshefte 5 Jahre  
•  Protokolle der Versetzungskonferenzen 5 Jahre  

•  Klassenarbeiten in den Schuljahrgängen des Primärbereichs und des Sekundarbereichs I 1 Jahr nach Ende des Schuljahres, in dem sie geschrieben wurden  
• Klassenarbeiten im Sekundarbereich II 2 Jahre nach Ende des Schuljahres, in dem sie geschrieben wurden  
• Alle übrigen Nachweise einschließlich Beratungsunterlagen 2 Jahre nach Schulentlassung  
• Klassenbücher, Jahreszeugnisse, Notenbücher mit Ausnahme der Abgangs- und Abschlussklassen 2 Jahre nach Ende des entsprechenden Schuljahrganges 
• Fragen der mündlichen Prüfungen 1 Jahr  

•  Protokolle der Versetzungskonferenzen bei Abgangs- und Abschlusszeugnissen 10 Jahre  
•  Prüfungsarbeiten, Prüfungsprotokolle, Protokolle der Prüfungskommission 10 Jahre 
• Notenbücher, Notenlisten für die Abgangs- und Abschlusszeugnisse, Abgangs- und Abschlusszeugnisse 45 Jahre   

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen. Erfolgt die Speicherung der Daten auf Grund einer Betriebsvereinbarung, wird die Speicherdauer dort geregelt. 

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie? 

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).  

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. 

8. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? 

Im Rahmen des Schulgesetzes LSA müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Schulvertrags und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen. 

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung? 

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. 

10. Findet ein Profiling statt? 

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu automatisiert zu bewerten.  

11. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO 

11.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.  

11.2 Empfänger eines Widerspruchs 

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:  

 
Saaleschule für (H)alle e. V. 
c/o Saaleschule für (H)alle 
Hans-Dittmar-Straße 9 
06118 Halle (Saale) 
kontakt(at)saaleschule.de 

12. Änderung dieser Datenschutzhinweise 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. 

Stand: 02.09.2024